Colaboração é a arte de trabalhar em equipe . A chave para uma colaboração extremamente eficaz é a utilização do conjunto de tecnologias — mensagens instantâneas, whiteboards, reuniões on-line , e-mails etc. — permitindo que o trabalho seja realizado onde e quando for necessário . É um bom negócio , pois grupos podem realizar mais do que indivíduos . A colaboração permite que pessoas com especializações complementares ou coincidentes cheguem a melhores resultados com maior rapidez . Com as ferramentas de colaboração atuais , as unidades de negócio e as equipes podem trabalhar em conjunto a qualquer tempo , quer se encontrem em escritórios vizinhos , quer a enormes distâncias umas das outras. A tecnologia pode, agora , enfocar objetivos operacionais como poupar tempo , otimizar os processos , cortar custos , e melhorar o tempo de chegada do produto ao mercado .
Com os vários tipos de ferramentas de colaboração disponíveis , as empresas devem se assegurar de selecionar a ferramenta correta e necessária para seu negócio . A funcionalidade pode ser agrupada, em termos gerais , em :
1. facilitação do canal de comunicação , o que possibilita interações curtas como sessões de chat , mensagem instantânea , whiteboarding etc.; 2. gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo , que gerencia objetos de conteúdo envolvidos em um processo de negócio ; e facilitação de projetos , que organiza e simplifica a maneira pela qual as pessoas trabalham em torno de um objetivo comum .
Porém , existe uma pequena dificuldade com relação à colaboração . Ao utilizar ferramentas de colaboração , deve-se ter conhecimento de Gestão Documental, captação de conhecimento , e requisitos normativos. Em alguns setores , todas as comunicações com clientes devem ser preservadas. E para se conseguir um processo de desenho de produto colaborativo as empresas devem garantir que os resultados sejam mantidos como arquivos da empresa.
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