CONFORMIDADE

 chave para uma estratégia de conformidade bem-sucedida é incorporar ao seu negócio o conceito de conquista da conformidade , e não a encarar como um projeto que deva estar terminado para , só então , ser considerado “ perfeito ”. Embora não seja fácil , a conformidade com as normas deve ser encarada como uma oportunidade para aperfeiçoar todo tipo de processos de negócio , e não apenas como um custo permanente do negócio . Mas é verdade que pode haver altos custos associados às suas iniciativas de conformidade , tanto com relação a tecnologias quanto a empregados .
Garantir a conformidade com apenas uma regulamentação, como a Sarbanes-Oxley ou a HIPAA ( Lei de Portabilidade e Responsabilização de Seguro de Saúde dos Estados Unidos, de 1996), por exemplo , irá fazer com que seus custos continuem a crescer à medida que cada nova regulamentação vier a ser editada ao longo dos anos .
Para ajudar a limitar riscos e custos devem ser desenvolvidas estratégias proativas de ECM dentro de áreas-chave, como Gestão Documental e Gerenciamento de processos de negócio (BPM), assegurando que sejam aplicadas práticas de negócio adequadas e que o conteúdo seja adequadamente captado, armazenado, gerenciado e descartado no momento adequado de seu ciclo de vida , e de acordo com o disposto na legislação .
Para desenvolver uma iniciativa de conformidade adequada será necessário recorrer a diversas áreas de expertise, particularmente às áreas jurídica , de TI e Gestão Documental, para dar suporte aos objetivos globais do negócio . As pessoas de cada uma dessas áreas devem contribuir com seus conhecimentos e opiniões para assegurar os benefícios de um programa de conformidade totalmente eficaz . Embora a conformidade nem sempre seja um problema relacionado à tecnologia , a Tecnologia da Informação e um expressivo crescimento de conteúdo não-estruturado contribuem para a exposição da empresa . As ferramentas de ECM, adequadamente utilizadas, podem ajudar a reduzir o custo geral da conformidade para a empresa.