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É inegável que a tecnologia da digitalização de documentos promoveu uma revolução para escritórios e profissionais liberais que lidam, no dia a dia, com uma infinidade de documentos. Se pelo lado da praticidade a transformação de papel em imagens digitalizadas facilita a vida de muitos, no aspecto jurídico existe legislação específica para a validade jurídica de documentos eletrônicos. O principal aspecto a ser cuidado é ao que se refere às garantias constitucionais, resguardadas no art. 5º. X, da Constituição Federal de 1988, que trata da inviolabilidade, da intimidade e da vida privada das pessoas. Existe ainda legislação para a validade da cópia eletrônica como elemento de prova, em função da especificidade entre documento digitalizado e documento micro filmado.

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Assessoria sobre que documentos guardar e o que jogar fora, de acordo com a Legislação

Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas.

Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.

A perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Uma empresa de varejo, por exemplo, que tenha um contrato de compra e venda de um refrigerador extraviado, não poderá provar nada caso o seu cliente deixe de pagar as parcelas.

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